如果沒有一套完整的方法論和一套好用的項目管理工具，現實生活中我們會發現即使是一個很小的項目，時間也會越做越長，成本越做越高。而項目本身毫無進展。所以需要項目管理系統，項目管理理論固化成一整套框架、制度和規范，使得跟項目相關的一切工作都有據可依，穩步推進，概括起來如下：

1、合理安排項目的進度，有效使用項目資源

項目管理系統可以在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理。如果不采用項目管理的方法，我們通常會盲目地啟動一個項目，將所有資源均安排在項目中，可能會有很多的人員、任務的瓶頸，同時也會造成很多的資源閑置，這樣勢必會造成資源和時間的浪費。

2、可以加強項目團隊的合作

項目管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理的方法，通過這些方法的使用，可以增強團隊合作精神，提高項目組成員的工作士氣和效率。

3、降低項目風險

項目管理中重要的一部分是風險管理，通過風險管理可以有效降低項目的不確定因素對項目的影響。這些工作往往是傳統項目實施很容易忽視的，項目管理系統對項目的生命周期進行精細化管理，涉及項目啟動、計劃、執行、監控、收尾等整個過程，可以有效減少風險。